Veelgestelde vragen

Bedrijven voor goederen- en personenvervoer over de weg kunnen in in bepaalde landen van de Europese Unie en onder bepaalde voorwaarden in aanmerking komen voor een gedeeltelijke terugbetaling van de accijnzen die zij betalen op hun leveringen van commerciële gasolie^(*).

Daartoe moeten de aanvragen voor terugbetaling via een formulier bij de bevoegde administratie worden ingediend.

Fuel Tax Pro biedt een complete service voor het automatiseren van het proces voor de terugbetaling van accijnzen waar u mogelijk recht op hebt, van het verzamelen van bevoorradingsgegevens en bewijsstukken tot het genereren van specifieke formulieren die bij de administratie moeten worden ingediend.

^(*) Diesel met GN-code 2710 19 41 met een zwavelgehalte van 10 mg/kg of minder.

Momenteel worden alleen verzoeken om terugbetaling van accijnzen aan de Belgische overheid gedekt door de dienst Fuel Tax Pro, zowel voor EU-ingezeten als voor niet-ingezeten bedrijven. Het is echter de bedoeling de dekking van Fuel Tax Pro uit te breiden tot andere EU-landen die gedeeltelijke teruggave van accijnzen toestaan, zoals Frankrijk, Italië en Spanje.

Bijgevolg zijn de wettelijke regels inzake toelaatbaarheid en ontvankelijkheid, die in deze FAQ’s worden behandeld, momenteel uitsluitend gebaseerd op het Belgische recht.

In het algemeen gaat het om alle ondernemingen die in een land van de EU zijn gevestigd en die voertuigen bezitten of gebruiken die aan de volgende kenmerken voldoen:

• Voertuigen die tegen betaling taxidiensten verlenen; of
• Voertuigen die tegen betaling worden gehuurd met een chauffeur, mits deze voertuigen erkend zijn als geschikt voor het vervoer van gehandicapten; of
• Voertuigen die gebruikt worden voor het vervoer van goederen voor eigen rekening of voor rekening van anderen, met een maximaal toegestane massa gelijk aan of groter dan 7,5 ton; of
• Voertuigen voor personenvervoer met meer dan 8 zitplaatsen (de bestuurder niet meegerekend), met een toegestane maximummassa van meer dan 5 ton.

Bepaalde voertuigen, zoals deze die worden gebruikt voor afvalophaling, deze die door de strijdkrachten worden gebruikt of bepaalde voertuigen van overheidsdiensten, blijven uitgesloten van de accijnsteruggaveprocedure, ook al voldoen zij aan de bovenvermelde voorwaarden. Wij nodigen u uit kennis te nemen van de artikelen 429 en volgende van de programmawet van 27 december 2004, of contact op te nemen met de Administratie der Douane en Accijnzen, om er zeker van te zijn dat uw voertuigen in aanmerking komen voor de regeling inzake terugbetaling van accijnzen.

De terugbetaling wordt toegekend aan de persoon die het betrokken transport uitvoert. In het algemeen is dat de eigenaar van het voertuig. Indien een in aanmerking komend voertuig niettemin ter beschikking wordt gesteld van een andere persoon dan degene op wiens naam het voertuig bij de DIV is ingeschreven (bijvoorbeeld in geval van verhuur of leasing), kan de terugbetaling wel degelijk aan die andere persoon worden toegekend. Het huur- of leasingcontract moet echter op verzoek aan de bevoegde autoriteit worden overgelegd.

Om te kunnen genieten van de gedeeltelijke terugbetaling van de accijnzen op professionele diesel, moet u eerst beschikken over een vergunning voor energieproducten en elektriciteit voor productcode 22. Op de website finances.belgium.be, onder de tab “Accijnzen”, sub-tab “Aanvraagformulieren” kunt u het aanvraagformulier voor de vergunning downloaden.

Vervolgens moet u het juiste verzoek om terugbetaling van accijnzen indienen volgens de door de Douane- en Accijnsautoriteit opgelegde richtlijnen.

Fuel Tax Pro laat u toe de terugbetaling van uw accijnzen op professionele diesel in België te automatiseren.

Om dat te doen, maakt Fuel Tax Pro het mogelijk:

• Eenvoudig de gegevens van de tankbeurten van uw chauffeurs te verzamelen via de mobiele applicatie Fuel Tax Pro;
• Manueel tankbeurten of tankfacturen in te voeren die niet automatisch kunnen worden ingelezen door de mobiele applicatie Fuel Tax Pro;
• Om bewijsstukken (of kopieën daarvan) in verband met uw tankbeurten en declaratieformulieren te verzamelen, op te slaan en te archiveren (voor validatiedoeleinden en interne controles);
• Om de verzamelde tankgegevens te controleren en eventueel te corrigeren;
• Om uw aanvraagformulieren voor de terugbetaling van accijnzen op verzoek te genereren;
• Om nieuwe aanvullende tankgegevens in te voeren, die betrekking hebben op eerdere aangifteperiodes, in geval van lacunes of vertragingen bij het coderen;
• Uw lijsten van voertuigen, bestuurders en brandstofleveranciers aan te passen naarmate uw bedrijf evolueert.

U kunt ook gemakkelijk toezicht houden op uw aanvraagformulieren voor accijnsrestitutie, brandstofleveringen en -verbruik, Fuel Tax Pro facturen, en nog veel meer.

Met Fuel Tax Pro kunnen gegevens worden verzameld over de levering van professionele diesel in België, zowel bij openbare tankstations als bij eigen opslagtanks.

a. Opnamen van uw voltank

Fuel Tax Pro factureert maandelijks achteraf, per voertuig en voor elk voertuig dat tijdens de voorbije maand minstens één levering van professionele brandstof heeft geregistreerd, een degressief percentage van de terug te vorderen accijnsbedragen, met een forfaitair minimum van € 10,00 exclusief btw. Voertuigen die in de loop van de maand geen enkele levering hebben geregistreerd, worden niet gefactureerd.

Met het oog op de facturatie worden de voertuigen eerst gesorteerd in dalende volgorde van de maandelijkse dieselleveringen en vervolgens gefactureerd aan de hand van degressieve percentages, gaande van de meest tot de minst geleverde voertuigen. De accijnsbedragen die voor facturatiedoeleinden worden gebruikt, zijn identiek aan de bedragen die aan het eind van elke maand worden vermeld op uw Fuel Tax Pro accijnsteruggaveformulier.

Een voorbeeld: voor een wagenpark van zeven voertuigen met een totale maandelijkse levering van respectievelijk 750, 1.000, 0, 500, 1.250, 1.500 en 250 liter, aan het eind van de betreffende maand, ziet de facturering in Fuel Tax Pro er als volgt uit:

• Voertuig 1 – 1.500 liter:
  In te vorderen accijnzen^(*) (€ 371,43), 8% (€ 29,71), Facturatie (€ 29,71) ;
• Voertuig 2 – 1.250 liter:
  In te vorderen accijnzen^(*) (€ 309,53), 8% (€ 24,76), Facturatie (€ 24,75) ;
• Voertuig 3 – 1.000 liter:
  In te vorderen accijnzen^(*) (€ 247,62), 8% (€ 19,81), Facturatie (€ 19,81) ;
• Voertuig 4 – 750 liter:
  In te vorderen accijnzen^(*) (€ 185,72), 8% (€ 14,86), Facturatie (€ 14,86) ;
• Voertuig 5 – 500 liter:
  In te vorderen accijnzen^(*) (€ 123,81), 8% (€ 9,90), Facturatie (€ 10,00) ;
• Voertuig 6 – 250 liter:
  In te vorderen accijnzen^(*) (€ 61,91), 7% (€ 4,33), Facturatie (€ 10,00) ;
• Voertuig 7 – 0 liter:
  In te vorderen accijnzen^(*) (€ 0), 7% (€ 0), Facturatie (€ 0) ;
• TOTALE FACTURATIE:
  € 109,14 (terug te vorderen accijnzen^(*) = € 1.300,01).

b. Facturen (brandstofkaarten, tanks, enz.)

Fuel Tax Pro factureert maandelijks achteraf, per factuur, 5% van de in te vorderen accijnsbedragen met een minimum forfaitair bedrag van € 10,00 excl. BTW.

^(*) De bedragen van de terug te vorderen accijnzen werden berekend op basis van het terugbetalingspercentage van de accijnzen dat in 2021 in België wordt toegepast, namelijk: € 0,24762/liter.

Het abonnement op Fuel Tax Pro begint met een registratieprocedure om een nieuwe gebruikersaccount aan te maken, gekoppeld aan uw bedrijf, en vervolgens om alle verplichte gegevens te registreren die nodig zijn om uw abonnement te activeren.

Zodra deze stap is voltooid, kunt u uw abonnement activeren via een activeringsknop die daartoe voorzien is op het Fuel Tax Pro-platform.

Bedrijfsnaam, identificatienummer (KBO) en btw-nummer, adres van de maatschappelijke zetel, contactgegevens, bankgegevens en het erkenningsnummer van het bedrijf voor energie en elektriciteit voor productcode 22 (ENERLEC).

Zodra uw abonnement is geactiveerd, kunt u ten volle profiteren van de diensten die worden aangeboden door het Fuel Tax Pro-platform en de mobiele app.

Als u dat nog niet hebt gedaan, kunt u uw gebruikersaccount aanvullen met de operationele informatie van uw bedrijf, waaronder uw brandstofleveranciers, chauffeurs en voertuigen. Vervolgens moet u controleren of al uw chauffeurs de Fuel Tax Pro mobiele app voor gegevensinzameling van uw tankbeurten op hun telefoon hebben geïnstalleerd en geactiveerd, en er vervolgens voor zorgen dat uw chauffeurs deze app consequent gebruiken wanneer ze tanken.

De tankgegevens die door de Fuel Tax Pro mobiele app worden verzameld, worden automatisch naar uw gebruikersaccount verzonden en zijn beschikbaar voor gebruik bij het genereren van uw volgende aanvraagformulier voor de terugbetaling van accijnzen.

Voor het einde van elke maand zal Fuel Tax Pro u vragen om nog een laatste keer de geldigheid van de verzamelde gegevens te controleren alvorens deze te consolideren. Zodra deze controle is voltooid en de tankgegevens zijn geconsolideerd, kunt u uw verzoek om terugbetaling van accijnzen genereren, dat u moet ondertekenen en opsturen naar de Douane- en Accijnsautoriteit.

Ja, dat is mogelijk via het Fuel Tax Pro-platform. U kunt op elk moment, tijdens de maand waarin de tankgegevens worden verzameld, deze gegevens controleren en corrigeren, ongeacht of ze handmatig of automatisch zijn gecodeerd met de mobiele applicatie Fuel Tax Pro. Deze handeling is echter beperkt in de tijd en kan niet meer worden verricht in de maand volgend waarop de gegevens zijn verzameld.

Op de vijf^de dag van de volgende maand, vanaf 22.00 uur, blokkeert Fuel Tax Pro automatisch alle tankgegevens die in de voorgaande maand in het systeem zijn opgeslagen, zodat ze niet meer kunnen worden bewerkt.

Deze gegevensvergrendeling is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat uw abonnement correct wordt gefactureerd en dat de gegevens op uw aanvraagformulieren voor accijnsinning overeenstemmen met de tankgegevens die in het systeem Fuel Tax Pro zijn geregistreerd.

Het is daarom belangrijk dat u uw tankgegevens valideert vóór 22.00 uur op de vijf^de dag van de volgende maand. Een taak die Fuel Tax Pro u zo gemakkelijk mogelijk maakt door duidelijk kopieën van bewijsstukken weer te geven voor alle bewerkbare tankgegevens.

Aangezien uw volledige tankgegevens maandelijks worden geconsolideerd, zult u twaalf (12) verzoeken om teruggaaf van accijnsrechten per jaar moeten opstellen. Uw formulieren worden echter op verzoek gegenereerd zodra ten minste één maand van geconsolideerde volledige tankgegevens beschikbaar is. Telkens wanneer een nieuw generatieverzoek wordt ingediend, onderzoekt het Fuel Tax Pro-systeem de lijst van beschikbare geconsolideerde volle tanks (die niet in een vorig formulier waren opgenomen) en stelt het per maand een nieuw verzoek om teruggaaf van accijns op met al deze gegevens. Zodra de aangifte(n) is (zijn) ingediend, zullen de in de aangifte(n) opgenomen volledige tanks niet langer beschikbaar zijn voor het opstellen van volgende formulieren.

Ja, u kunt handmatig tankgegevens invoeren op het Fuel Tax Pro-platform voor periodes voorafgaand aan de huidige maand, of zelfs voorafgaand aan de referentieperiode van uw volgende formulier. Deze gegevens worden dan in uw volgende formulier opgenomen als een aanvullend formulier.

U bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de aanvraagformulieren die u indient bij de Douane- en Accijnsadministratie. Fuel Tax Pro kan de terugbetaling van de bedragen op uw formulieren niet garanderen, noch kan het de uitkomst voorspellen van de fiscale controles die de administratie uitvoert in verband met uw verzoeken om terugbetaling van accijnzen.

Mollie is het online betalingsplatform dat Fuel Tax Pro heeft gekozen om de vertrouwelijkheid van uw financiële gegevens te garanderen en de betaling van uw maandelijkse facturen te automatiseren.

Wij bewaren of hebben geen toegang tot uw financiële gegevens op onze systemen.

Uw abonnement wordt maandelijks gefactureerd. Er wordt een maandelijkse afrekening verstrekt op de vijf^de dag van de maand die volgt op de levering van de dienst.

ClearPriority is eigenaar van het merk Fuel Tax Pro en is de dienstverlener.

De betalingstermijn voor de dienst Fuel Tax Pro bedraagt tien kalenderdagen vanaf de datum van verzending van de maandelijkse afrekening van Fuel Tax Pro.

Normaal gezien hoeft u niets te doen. De betalingen verlopen automatisch via het online betalingsplatform Mollie, dat de maandelijkse afrekeningen ontvangt om ze te vereffenen op de vijf^de dag na hun uitgifte.

Als uw betalingsgegevens echter nog niet zijn ingevoerd of als Mollie een mislukte betaling meldt, zal uw tussenkomst vereist zijn.

In dat geval beschikt u over vijf dagen om uw betalingsgegevens bij te werken, zoniet wordt uw toegang tot het Fuel Tax Pro-platform tijdelijk opgeschort terwijl u de situatie rechtzet.

De toegang tot het Fuel Tax Pro-platform wordt automatisch opgeschort wanneer de betaling van een achterstallige factuur niet kan worden gehonoreerd. Dit kan van tijd tot tijd gebeuren wanneer (a) Fuel Tax Pro wacht op uw betalingsgegevens om uw eerste factuur te vereffenen, of (b) de betalingsgegevens die u eerder hebt verstrekt, verouderd zijn en een update van u vereisen.

U kunt de situatie gemakkelijk rechtzetten door te klikken op de link om uw betalingsgegevens bij te werken, die Fuel Tax Pro ter beschikking stelt op de homepage van uw gebruikersaccount of in zijn e-mailberichten.

Wanneer uw toegang tot het Fuel Tax Pro-platform wordt opgeschort, verliest u de toegang tot het platform, maar worden uw tankgegevens nog steeds verzameld en in uw gebruikersaccount ingevoerd. U verliest geen informatie waardoor u een deel van de terugbetaling van accijnzen zou verliezen waarop u mogelijk recht hebt.

Wanneer de toegang tot het Fuel Tax Pro-platform wordt opgeschort, hebt u tot de laatste dag van de maand de tijd om de situatie recht te zetten. Na deze periode zal uw toegang tot alle Fuel Tax Pro-diensten worden geblokkeerd.

De toegang tot alle Fuel Tax Pro-diensten wordt automatisch geblokkeerd wanneer de betaling van een achterstallige factuur niet is gehonoreerd na de periode van opschorting van de toegang tot het Fuel Tax Pro-platform.

Wanneer de toegang tot de diensten van Fuel Tax Pro geblokkeerd is, kunt u de situatie gemakkelijk rechtzetten door naar het abonnementsgedeelte van het platform te gaan.

Zodra uw betalingsgegevens zijn bijgewerkt en uw achterstallige factuur is betaald, wordt uw toegang tot alle Fuel Tax Pro-diensten onmiddellijk hersteld. De eerder verzamelde brandstofinformatie voor de maand waarin uw toegang tot het Fuel Tax Pro-platform werd opgeschort, zal worden geconsolideerd en gefactureerd zonder toeslagen of administratieve kosten op de volgende factureringsdatum.

Wanneer uw toegang tot de Fuel Tax Pro-diensten wordt geblokkeerd, hebt u geen toegang meer tot het Fuel Tax Pro-platform en kunt u geen tankgegevens meer verzamelen en uw gebruikersaccount niet meer aanvullen met tankgegevens. Dat betekent dat u een deel van uw tankgegevens verliest, waardoor u een deel van de accijnsterugbetalingen misloopt waar u mogelijk recht op hebt.

Uw toegang tot Fuel Tax Pro-diensten zal geblokkeerd blijven totdat u uw betalingsgegevens heeft bijgewerkt en het (de) betalingsverzoek(en) heeft gehonoreerd in afwachting van de verrekening.