Foire aux questions

Besoin d’aide ? Pour en savoir plus sur le service et l’application Fuel Tax Pro, ou si vous avez des questions, retrouvez ci-dessous la liste de nos questions les plus fréquentes.

Fuel Tax Pro

Service

Les entreprises de transport routier de marchandises et de transport en commun de voyageurs peuvent bénéficier, dans certains pays de l’Union Européenne et sous certaines conditions, d’un remboursement partiel du droit d’accise payé lors de leurs approvisionnements en diesel professionnel(*).

À cette fin, des demandes de remboursement doivent être introduites en bonne et due forme auprès de l’administration compétente via un formulaire spécial.

Fuel Tax Pro offre un service complet permettant d’automatiser la majeure partie du processus de remboursement des accises auquel vous pourriez prétendre, de la collecte des données d’approvisionnement et de leurs pièces justificatives jusqu’à la génération des formulaires spécifiques à introduire auprès de l’administration.

(*) Gasoil du code NC 2710 19 41 d’une teneur en soufre inférieure ou égale à 10 mg/kg.

À l’heure actuelle, seules les demandes de remboursement d’accises auprès des autorités belges sont couvertes par le service Fuel Tax Pro, autant pour les sociétés résidentes que non-résidentes de l’UE. Il est toutefois prévu d’étendre rapidement la couverture du service Fuel Tax Pro aux autres pays de l’Union Européenne autorisant le remboursement partiel du droit d’accise tels que notamment la France, l’Italie ou encore l’Espagne.

Il s’en suit qu’à l’heure actuelle, les règles légales d’éligibilité et d’admissibilité reproduites dans les présentes FAQs sont uniquement basées sur le droit belge.

D’une manière générale, toutes les entreprises établies dans un pays de l’Union Européenne possédant ou faisant usage de véhicules répondant aux caractéristiques suivantes :

  • Véhicules assurant un service de taxis moyennant rémunération; ou
  • Véhicules faisant l’objet d’une location avec chauffeur moyennant rémunération, pour autant que ces véhicules soient reconnus aptes au transport de personnes handicapées ; ou
  • Véhicules affectés au transport de marchandises pour compte propre ou pour autrui, disposant une masse maximale autorisée égale ou supérieure à 7,5 tonnes ; ou
  • Véhicules assurant le transport de passagers avec plus de 8 places assises (sans tenir compte du chauffeur ou du conducteur), avec une masse maximale de plus de 5 tonnes.

Certains véhicules, tels que certains affectés à la collecte des déchets, ceux utilisés par les forcées armées ou encore certains véhicules de l’administration publique, bien que remplissant les conditions susmentionnées, demeurent cependant exclus de la procédure de demande de remboursement d’accises. Nous vous invitons à prendre connaissance des articles 429 et suivants de la loi-programme du 27 décembre 2004, ou à prendre contact avec l’Administration des Douanes et Accises, pour vous assurer que vos véhicules peuvent bien bénéficier de la procédure de remboursement.

Le remboursement est octroyé à la personne qui effectue le transport concerné. En général il s’agit du propriétaire du véhicule. Lorsqu’un véhicule éligible est néanmoins mis à la disposition d’une autre personne que celle au nom de laquelle le véhicule en question est immatriculé auprès de la D.I.V. (en cas de location ou de leasing par exemple), le remboursement peut bien être accordé à cette autre personne. Le contrat de location ou de leasing doit cependant être présenté, en cas de demande, à l’administration compétente.

Afin de pouvoir bénéficier du remboursement partiel du droit d’accise sur le diesel professionnel, vous devez préalablement disposer d’une autorisation produits énergétiques et électricité pour le code produit 22. Voir le site internet finances.belgium.be, dans l’onglet « Accises », sous-onglet « Formulaires de demande » pour télécharger le formulaire de demande d’autorisation.

Vous devez ensuite introduire des demandes de remboursement d’accises en bonne et due forme, conformément aux directives imposées par l’Administration des Douanes et Accises.

Fuel Tax Pro vous permet d’automatiser le remboursement de vos accises sur le diesel professionnel en Belgique.

Pour ce faire, Fuel Tax Pro permet :

  • de collecter facilement les informations de pleins effectués par vos chauffeurs via l’ application mobile Fuel Tax Pro ;
  • d’encoder manuellement les pleins ou factures de pleins qui ne peuvent être relevés automatiquement par l’application mobile Fuel Tax Pro ;
  • de collecter, stocker et archiver les (copies de) pièces justificatives associées à vos pleins et formulaires de demande de remboursement (à des fins de validation et contrôles internes) ;
  • de vérifier et éventuellement corriger les données de pleins collectées ;
  • de générer à la demande vos formulaires de demande de remboursement d’accises ;
  • d’introduire de nouvelles données de pleins complémentaires, portant sur des périodes de déclaration antérieures, en cas d’omissions ou de retards d’encodages ;
  • d’ajuster si nécessaire vos listes de véhicules, de chauffeurs et de fournisseurs de carburant au rythme de l’évolution de votre activité.

Vous avez aussi la possibilité de superviser aisément vos formulaires de demande de remboursement d’accises, vos approvisionnements et consommations en carburant, vos factures Fuel Tax Pro, et bien d’autres éléments encore.

Fuel Tax Pro permet la collecte des informations d’approvisionnement en diesel professionnel effectués en Belgique aussi bien à partir de stations-service publiques qu’à partir de réservoirs de stockage propres.

Souscription

a. Relevés de pleins à la pompe

Fuel Tax Pro facture mensuellement à terme échu, par véhicule et pour chaque véhicule ayant enregistré au moins un approvisionnement en diesel professionnel durant le mois écoulé, un pourcentage dégressif des montants d’accises à récupérer avec un minimum forfaitaire de 10,00€ HTVA. Les véhicules n’ayant enregistré aucun approvisionnement durant le mois ne sont, quant à eux, pas facturés.

Pour les besoins de la facturation, les véhicules sont d’abord triés par ordre décroissant d’approvisionnement mensuel en diesel, puis facturés aux taux dégressifs de facturation, des véhicules le plus approvisionnés aux véhicules le moins approvisionnés. Quant aux montants d’accises à récupérer pris en considération pour la facturation, ils sont identiques aux montants figurant à la fin de chaque mois sur votre formulaire de demande de remboursement d’accises généré par Fuel Tax Pro.

À titre d’exemple, pour une flotte de sept véhicules ayant totalisé des approvisionnements mensuels de 750, 1000, 0, 500, 1250, 1500 et 250 litre(s) respectivement, durant le mois échu, la facturation Fuel Tax Pro s’établira comme suit :

  • Véhicule 1 – 1500 litres :
    Accises à récupérer(*) (371,43 €), 8% (29,71 €), Facturation (29,71€) ;
  • Véhicule 2 – 1250 litres :
    Accises à récupérer(*) (309,53 €), 8% (24,76 €), Facturation (24,75€) ;
  • Véhicule 3 – 1000 litres :
    Accises à récupérer(*) (247,62 €), 8% (19,81 €), Facturation (19,81€) ;
  • Véhicule 4 – 750 litres :
    Accises à récupérer(*) (185,72 €), 8% (14,86 €), Facturation (14,86€) ;
  • Véhicule 5 – 500 litres :
    Accises à récupérer(*) (123,81 €), 8% (9,90 €), Facturation (10,00€) ;
  • Véhicule 6 – 250 litres :
    Accises à récupérer(*) (61,91 €), 7% (4,33 €), Facturation (10,00€) ;
  • Véhicule 7 – 0 litres :
    Accises à récupérer(*) (0 €), 7% (0 €), Facturation (0 €) ;
  • TOTAL FACTURATION :
    109,14 € (Accises à récupérer(*) = 1 300,01 €).
b. Factures (cartes carburant, citernes, etc.)

Fuel Tax Pro facture mensuellement à terme échu, par facture, 5% des montants d’accises à récupérer avec un minimum forfaitaire de 10,00€ HTVA.

(*) Les montants d’accises à récupérer ont été calculés sur base du taux de remboursement d’accises appliqué en Belgique en 2021, à savoir : 0,24762 €/litre.

La procédure de souscription à Fuel Tax Pro débute par une procédure d’inscription dont l’objet est de créer un nouveau compte utilisateur relié à votre entreprise, puis d’y enregistrer toutes les données obligatoires nécessaires à l’activation de votre souscription.

Une fois cette étape finalisée, il vous est possible d’activer votre souscription via un bouton d’activation prévu à cet effet dans la plateforme Fuel Tax Pro.

L’intitulé de l’entreprise, son numéro d’identification (BCE) et/ou numéro de TVA, l’adresse du siège social, les coordonnées d’une personne de contact, les données bancaires et le numéro d’autorisation produits énergétiques et électricité pour le code produit 22 (ENERLEC) de l’entreprise.

Vous disposez d’un délai de six (6) mois pour finaliser votre inscription et activer votre souscription à Fuel Tax Pro. Passé ce délai, votre compte incomplet et/ou inactif sera automatiquement supprimé.

Vous pourrez toutefois initier une nouvelle procédure d’inscription ultérieurement, dès que vous disposerez de toutes les informations obligatoires nécessaires à l’activation de votre souscription.

Mode d’emploi

Une fois votre souscription activée, vous pouvez profiter complètement des services offerts par la plateforme et l’application mobile Fuel Tax Pro.

Si cela n’a pas déjà été fait, vous aurez la possibilité de compléter votre compte utilisateur avec les informations opérationnelles de votre entreprise, à savoir notamment vos listes de fournisseurs de carburant, de chauffeurs, et de véhicules. Vous devrez ensuite vérifier que chacun de vos chauffeurs a correctement installé et activé sur son téléphone l’application mobile Fuel Tax Pro de collecte de pleins, puis vous assurer que vos chauffeurs l’utilisent systématiquement à chaque plein.

Les données de pleins collectées par l’application mobile Fuel Tax Pro seront automatiquement transmises à votre compte utilisateur et seront utilisables lors de la génération de votre prochain formulaire de demande de remboursement d’accises.

Avant la fin de chaque mois, Fuel Tax Pro vous invitera à vérifier une dernière fois la validité des données collectées avant de les consolider. Une fois cette vérification effectuée et les données de pleins consolidées, vous serez en mesure de générer votre formulaire de demande de remboursement d’accises, qu’il vous restera à signer et à envoyer à l’Administration des Douanes et Accises.

Oui, c’est possible via la plateforme Fuel Tax Pro. Vous pouvez procéder à tout moment, durant le mois de collecte des données de pleins, à la vérification et à la correction éventuelle de celles-ci, qu’elles aient été encodées manuellement ou remontées automatiquement par l’application mobile Fuel Tax Pro. Cette opération est toutefois limitée dans le temps.

Le 5ème jour du mois qui suit, à partir de 22h, Fuel Tax Pro verrouille (consolide) automatiquement toutes les données de pleins enregistrées le mois antérieur dans le système, de sorte qu’elles ne soient plus éditables.

Cette opération de verrouillage des données est incontournable afin de permettre la facturation correcte de votre souscription et de pouvoir assurer la cohérence entre les informations reprises sur vos formulaires de demande de récupération d’accises et les données de pleins enregistrées dans le système Fuel Tax Pro

Il est donc important de procéder à la validation de vos données de pleins avant le 5ème jour de chaque mois à 22h, tâche que Fuel Tax Pro simplifie au maximum en affichant clairement les copies de pièces justificatives relatives à chaque donnée de plein éditable.

Vos données de pleins étant consolidées mensuellement, vous pouvez générer entre un (1) et douze (12) formulaire(s) de demande de remboursement d’accises par an. Vos formulaires sont générés à la demande dès qu’au minimum un mois de données de pleins consolidées est disponible. Aussi, à chaque nouvelle requête de génération, le système Fuel Tax Pro examine la liste des pleins consolidés disponibles (non repris dans un formulaire précédent) et produit un nouveau formulaire de demande de remboursement d’accises reprenant la totalité de ces données. Une fois la déclaration produite, les pleins repris sur cette dernière ne seront plus disponibles à la génération des formulaires suivants.

Oui, il vous est possible à tout moment de corriger les données signalétiques relatives à votre entreprise dans la plateforme Fuel Tax Pro puis de reporter ces corrections manuellement sur d’anciens formulaires de demande de remboursement d’accises que vous souhaiteriez regénérer afin de pouvoir les soumettre à nouveau à l’administration.

Oui, il vous est possible d’éditer un ancien formulaire de demande de remboursement d’accises et d’y apporter des corrections manuelles portant sur le litrage et le montant global de vos demandes de remboursement et ce, pour chaque période de référence reprise sur votre déclaration. Il vous sera alors possible d’imprimer la nouvelle version de votre formulaire et le soumettre à nouveau à l’administration.

Veuillez toutefois noter que :

  • Les versions de vos formulaires de déclaration ainsi modifiés manuellement resteront disponibles à la consultation dans votre compte utilisateur mais ne seront pas reliés aux données de pleins enregistrées dans le système Fuel Tax Pro ;
  • Le formulaire original de demande de remboursement d’accises est conservé dans le système Fuel Tax Pro avec ses données de pleins et pièces justificatives associées ;
  • La correction manuelle des données de pleins est une opération délicate pouvant introduire des incohérences dans vos formulaires de demande de remboursement d’accises avec pour conséquence d’invalider la totalité ou une partie des remboursements escomptés.

Il est essentiel de veiller à ce que pareil scénario se produise exceptionnellement en utilisant correctement, et à temps (avant 22h le 5ème jour du mois suivant celui de collecte des données de pleins), les outils de vérification et de correction disponibles au niveau de l’application mobile Fuel Tax Pro et au niveau de la plateforme Fuel Tax Pro.

Oui, vous pouvez encoder manuellement dans la plateforme Fuel Tax Pro des données de pleins portant sur des périodes antérieures au mois courant, voire même antérieures à la période de référence de votre prochaine déclaration. Ces données de pleins seront reprises dans votre prochaine déclaration au titre de déclaration complémentaire.

Bien que l’usage de l’application mobile Fuel Tax Pro soit vivement conseillé, chaque fois que cela est possible, afin d’automatiser et d’assurer la qualité de la collecte des données de pleins, il n’est toutefois pas indispensable au bon fonctionnement du service. Il est toujours possible de réaliser un encodage manuel des données de pleins dans la plateforme Fuel Tax Pro sur base ou en l’absence de pièces justificatives. Veuillez toutefois noter que l’encodage manuel de données de pleins non couvertes par des pièces justificatives peut invalider la totalité ou une partie des remboursements repris sur vos formulaires de demande de remboursement d’accises.

Responsabilité

Vous portez seul cette responsabilité et êtes seul responsable de l’exactitude des formulaires de demande de remboursement d’accises que vous transmettez à l’Administration des Douanes et Accises. En aucun cas, Fuel Tax Pro ne peut garantir le remboursement des montants repris sur vos déclarations, ni présumer de l’issue des contrôles fiscaux menés par l’administration en regard de vos demandes de remboursement d’accises.

Facturation et paiement

Mollie est la plateforme de paiement en ligne retenue par Fuel Tax Pro afin de garantir la confidentialité de vos données financières et automatiser le règlement de vos factures mensuelles.

Nous ne stockons aucune de vos données financières sur nos systèmes et n’y avons pas accès non plus.

La fréquence de facturation est mensuelle. À ce titre, les décomptes mensuels sont émis à terme échu, le cinquième jour du mois suivant la fourniture du service.

La société ClearPriority est propriétaire de la marque Fuel Tax Pro et en est le fournisseur du service.

Le délai de paiement du service Fuel Tax Pro est de dix (10) jours calendrier à dater de l’envoi du décompte mensuel émis par Fuel Tax Pro.

Vous n’avez normalement rien à faire, les paiements sont automatisés via la plateforme de paiement en ligne Mollie qui reçoit les décomptes mensuels à régler le cinquième jour suivant leur émission.

Toutefois, si vos données de paiement n’ont pas encore été introduites ou si un échec de paiement est remonté par Mollie, votre intervention sera alors requise.

Vous disposerez dans ce cas d’un délai de cinq (5) jours pour mettre à jour vos données de paiement, sans quoi votre accès à la plateforme Fuel Tax Pro sera momentanément suspendu, le temps de régulariser la situation.

Compte utilisateur

L’accès à la plateforme Fuel Tax Pro est automatiquement suspendu quand le paiement d’une facture échue n’a pu être honoré. Cette situation peut ponctuellement se produire quand (a) Fuel Tax Pro est en attente de vos données de paiement pour effectuer le règlement de votre première facture, ou quand (b) les données de paiement que vous avez précédemment communiquées sont devenues obsolètes et demandent une mise à jour de votre part.

Vous pouvez facilement régulariser la situation en cliquant sur le lien de mise à jour de vos données de paiement que Fuel Tax Pro met à votre disposition sur la page d’accueil de votre compte utilisateur ou dans ses courriels de notification.

Lorsque votre accès à la plateforme Fuel Tax Pro est suspendu, vous perdez l’accès à celle-ci mais demeurez en mesure de collecter et d’alimenter votre compte utilisateur en données de pleins. Vous ne perdez donc aucune information qui vous priverait d’une partie des remboursements d’accises auxquels vous pourriez prétendre.

Lorsque l’accès à la plateforme Fuel Tax Pro est suspendu, vous disposez jusqu’au dernier jour du mois pour régulariser la situation. Au-delà de ce délai, votre accès à l’ensemble des services Fuel Tax Pro sera bloqué.

L’accès à l’ensemble des services Fuel Tax Pro est automatiquement bloqué quand le paiement d’une facture échue n’a toujours pas pu être honoré, au terme de la période de suspension de l’accès à la plateforme Fuel Tax Pro, et ce, malgré l’envoi de nombreuses notifications invitant l’utilisateur à vérifier et corriger ses informations de paiement.

Lorsque l’accès aux services Fuel Tax Pro est bloqué, vous pouvez facilement régulariser la situation en cliquant sur le lien de mise à jour de vos données de paiement que Fuel Tax Pro met à votre disposition sur la page d’accueil de votre compte utilisateur ou dans ses courriels de notification.

Une fois vos informations de paiement mises à jour et votre facture en défaut de paiement réglée, votre accès à tous les services Fuel Tax Pro est immédiatement restauré. Les informations de pleins collectées précédemment, durant le mois incluant la période de suspension de votre accès à la plateforme Fuel Tax Pro, seront consolidées puis facturées sans suppléments, ni frais administratifs, à la prochaine échéance de facturation.

Lorsque votre accès aux services Fuel Tax Pro est bloqué, vous n’avez plus accès à la plateforme Fuel Tax Pro et il ne vous est plus possible de collecter et d’alimenter votre compte utilisateur en données de pleins. Vous perdez donc des données de pleins, ce qui vous prive d’une partie des remboursements d’accises auxquels vous pourriez prétendre.

Votre accès aux services Fuel Tax Pro restera bloqué tant que vous n’aurez pas mis à jour vos données de paiement et honoré la (les) demande(s) de paiement en attente de règlement.

Les comptes utilisateur restés bloqués ou inactifs (aucune collecte ou encodage manuel de pleins) pendant une période ininterrompue de deux (2) ans sont automatiquement supprimés de nos systèmes. Cela signifie que toutes les données stockées dans le compte sont irrémédiablement effacées.

Il n’est donc pas possible de réactiver un compte supprimé.

Oui, vous pouvez télécharger à tout moment la totalité ou une sélection des données enregistrées dans votre compte utilisateur Fuel Tax Pro via les liens/boutons de téléchargement prévus à cet effet dans la plateforme Fuel Tax Pro.

Vous pouvez à tout moment clôturer votre compte Fuel Tax Pro via la plateforme pour autant que le règlement de toutes les demandes de paiement émises par Fuel Tax Pro ait été honoré. Votre compte utilisateur sera alors supprimé de nos systèmes et toutes les données qu’il contient seront irrémédiablement effacées.

Vous aurez toutefois la possibilité de télécharger au préalable, à des fins d’archivage, la totalité ou une sélection des données enregistrées dans votre compte utilisateur via les liens/boutons de téléchargement prévus à cet effet dans la plateforme.